V12 serisi programlarımızda devir işlemleri; kullanım amacınıza bağlı olarak iki şekilde gerçekleştirilecektir. Yani eski serilerimizde olduğu gibi 2008 yılında kullandığınız veritabanındaki bilgilerinizi, 2009 yılında yeni tanımlayacağınız veritabanına aktararak yapabileceğiniz gibi, aynı veri tabanını yeni yılda da kullanarak çalışmalarınıza devam edebileceksiniz. Dökümümüzde her iki şekilde de hangi işlemlerin yapılması gerektiği detaylandırılmıştır.
Yeni yılda aynı veri tabanı ile çalışılacak ise;
Öncelikle Kuruluş programına 31.12.2008 tarihi ile girilip çalışılmakta olan veritabanı seçilmeli hemen sonrasında da aşağıdaki belirtmiş olduğumuz işlemler gerçekleştirilmeli.
• Kuruluş programının Dönemsel işlemler/Aktif veritabanındaki mali yıl bilgilerinin sonraki mali yıla devri/Mali yıl parametre kayıtlarının devir işlemleri (098484) programı çalıştırılmalı.
• Eski mali yılda sabit kıymet alım-satım işlemleri sonuçlandıktan sonra, sabit Kıymet kartları devir işlemleri (098476) programı çalıştırılarak Sabit kıymet kartlarının yeni yıla devri gerçekleştirilmeli.
• Aralık ayına ilişkin Personel tahakkukları eski mali yılda kesinleştirildikten sonra, bu bilgilerin devri için Personel borç ve taksitlerinin devir işlemleri (098483) programı çalıştırılmalı.
• Büro9000 ve Mikbüro kullanıcılarımızın devir işlemlerinde eksiklik olmaması için İşletme hareketleri devir işlemleri (098482) programı çalıştırılmalı.
Tüm bu gereklilikler sağlandıktan sonra Muhasebe devirleri içinde aşağıda belirtmiş olduğumuz işlemler sırasıyla yapılmalı.
Eski veri tabanındaki bilgiler yeni yılda yeni veri tabanına devredilerek çalışılacak ise;
Bu bölümle ilgili açıklamalarımıza önemli gördüğümüz bir ayrıntıyı belirterek başlamak istiyoruz. Örneğin; 2008 yılı bilgilerinizin bulunuduğu veritabanına, 2009 yılına ait bilgilerinizi girmeye devam edebilirsiniz. Yani, personel maaş ödemeleri, çek/senet giriş çıkışları gibi, geçmiş yıla ait işlemlerin devamını sağlamak amacıyla, aynı veritabanında 2008 yılı tarihli kayıtlarınızı oluşturabilirsiniz. 2008 yılını ilgilendiren tüm işlemler bittikten sonra (örneğin 31.Ocak.2008'de) Belli bir mali yıl ve sonrasını yeni bir veritabanına aktarma (098478) menüsünü çalıştırarak sadece 2008 yılına ait verilerin başka veritabanına aktarılmasını sağlayabilirsiniz.
Bu şekilde işlem yapacak kullanıcılarımız öncelikle
Kuruluş programını 2009 yılı ile çalıştırıp yeni veri tabanı açacaklardır. Burada dikkat edilecek en önemli nokta yeni veri tabanı isminin eski veri tabanından farklı olarak açılmasıdır.
Yeni veri tabanı açıldıktan sonra Kuruluş programına yine 2009 yılı için girilecek fakat eski veri tabanı seçilecektir. Yani program eski veritabanı ile çalıştırılacaktır.
Bu gereklilikler sağlandıktan sonra Kuruluş programının Dönemsel işlemler/Yeni veritabanına aktarma ve devir menüsünde yer alan Belli bir mali yıl ve sonrasını yeni bir veritabanına aktarma (098478) programı çalıştırılacak ve bu ekrandan veri tabanı olarak yeni tanımlanan veri tabanı mali yıl olarak da 2009 yılı seçilecektir.
Daha sonrada sırasıyla ekranda yer alan cari parametreleri, stok parametreleri, banka/kasa/personel/cari personel parametreleri sayfalarına girilerek eski veritabanında ki bilgilerin yeni veritabanına aktarılması sağlanacaktır.
Bu ekranın üst yarısında yer alan seçeneklerle amacımız devir bilgilerinizi birbirinden bağımsız olarak gerçekleştirebilmenizdir. Örneğin yapacağınız seçimler doğrultusunda öncelikle stok, cari, personel vb. sabit bilgilerinizin aktarımını yapıp sonrasında sipariş bilgilerinizin, şube siparişlerinizin ve konsinye bilgilerinizin sabit bilgilerden bağımsız olarak aktarılmasını sağlayabileceksiniz.
Cari Bakiye Parametreleri
Bu bölümden yapılacak seçimler doğrultusunda cari bilgilerinin yeni veri tabanına aktarımı gerçekleştirilecektir. Bu devir işleminin yapılması için ekranın üst yarısından Cari bakiyelerini devret seçeneğinin işaretli olması yeterlidir.
Standart Cari Devir
Cari hesap bakiyelerinin yeni yıl şirketine devredileceği bölümdür. Bu bölümden devir işlemi yapıldığında, cari hareketlerin sadece kümülatif bakiyeleri devredilecektir. Yani bakiyeyi oluşturan hareketler yeni şirkette tek tek yer almaz. Her bir cari, açılış fişinde tek satır olarak yer alır.
Devir Fişi Tarihi: Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelecektir. Sizden istenilen, devir işlemleri sonrasında oluşturulan devir fişinin tarihini girmenizdir. Eğer ekranda görüntülenen tarih uygun ise, bu alanı tuşuna basarak geçiniz. Değilse devir fişi tarihini kendiniz giriniz.
Devir Fişi Serisi: Bu alana devir fişinin hangi seri ile oluşturulacağı girilecektir.
Evet, yukarıda sıraladığımız alanlara ilgili girişi yapıp tuşuna bastığınızda devir işlemi başlamış olacaktır. Devir işlemi sırasında ekranın devredilen kalem sayısı alanından da devir kalem adeti izlenecektir.
Standart Cari Devir (Sorumluluk Merkezi Detaylı)
Cari hesap bakiyelerinin sorumluluk merkezlerine göre yeni yıl şirketine devredileceği bölümdür. Bu bölümden devir işlemi yapıldığında, cari hesap bakiyeleri kaç sorumluluk merkezinde görülüyorsa, her bir cari devir bakiyeleri ile birlikte sorumluluk merkezi sayısı kadar açılış fişinde yer alır. Örneğin C001 kodlu cari 3 ayrı sorumluluk merkezi ile hareket görmüş ve bakiyesi 100 YTL. Buna göre devir yapıldığında, bakiyeyi oluşturan hareketler hangi sorumluluk merkezlerinden gerçekleştirmiş ise, devir sonrası oluşacak açılış fişinde bu detayları ile yer alacaktır;
CariKodu Bakiye SorumlulukMerkezi Kodu
C01 35 SRM01
C01 20 SRM02
C01 45 SRM03
Programın çalışma şekli ve parametre giriş alanları standart cari devir ile aynı olduğundan tekrar açıklamıyoruz.
Cari Hesap Bakiyelerinin Vade Tarihleriyle Devri
Cari hesap bakiyelerinin bakiyeyi oluşturan vade tarihleri ile birlikte açılış fişine tek tek yazıldığı bölümdür. Bu program ile devir işlemi yapılırken, Kur9000 (Mikkur, Mikrokur)/Sistem/Sistem ve Program Parametreleri/ Program Başlangıç Parametreleri bölümündeki "otomatik hesap kapama şekli" parametresi de dikkate alınacaktır. Buna göre eğer otomatik hesap kapama şekli "ilk fatura önce kapanır" seçilmiş ise, bakiye bulunana dek son evrak tarihinden geriye doğru gidilerek evraklar taranacak ve açılış fişine tek tek yazılacaktır. Otomatik hesap kapama şekli "ilk vade önce kapanır" seçilmiş ise, bu durumda bakiye bulunana dek en büyük vadeden küçüğe doğru gidilecek ve açılış fişine satır satır yazılacaktır.Programın çalışma şekli ve parametre giriş alanları standart cari devir ile aynı olduğundan tekrar açıklamıyoruz.
Cari hesap bakiyelerinin vade tarihleriyle devri (Sorumluluk merkezi detaylı)
Bu seçenek tercih edilirse cari bakiyeleri vade tarih bilgileriyle yeni veritabanına aktarılacaktır.
Cari hesap bakiyelerinin vade tarihleriyle devri
Bu seçenekle de Cari hesap bakiyeleri vade tarihleriyle birlikte sorumluluk merkezlerine göre yeni veritabanına aktarılacaktır.
Cari Hesap Bakiyelerinin Adat Vadesi İle Devri
Bu program cari hareketleri bakiyeyi bulana dek tarayacak ve ortalama vadelerini alarak yeni yıla devredecektir. Başka bir ifade ile, yeni yıl şirketindeki açılış fişinde her bir cari için tek satırlık bir devir bakiyesi görülecek ve bu bakiyenin vadesi hareketlerin ortalama vadesi olacaktır. Programın çalışma şekli ve parametre giriş alanları standart cari devir ile aynı olduğundan tekrar açıklamıyoruz.
Stok Bakiye Parametreleri
Bu bölümden stok hareketlerinin yeni yıla devri yapılacaktır. Bu ekran seçildiğinde karşınıza devri ne şekilde yapacağınızı belirleyeceğiniz parametreler gelecektir. Stok devirlerinin yapılabilmesi için ekranın üst yarısında yer alan Stok bakiyelerini devret seçeneğinin işaretlenmesi yeterlidir.
Parametrelerdeki maliyet sistemi ile belirlenen stok bakiyelerinin devri
Stok hesap bakiyelerinin yeni veritabanına devredileceği bölümdür. Bu bölümden stok bakiyelerinizin devri parametrelerden yaptığınız maliyet seçiminize göre olacaktır.
Devir Fişi Tarihi: Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelecektir. Sizden istenilen, devir işlemleri sonrasında oluşturulan devir fişinin tarihini girmenizdir. Eğer ekranda görüntülenen tarih uygun ise, bu alana tuşuna basarak geçiniz. Değilse devir fişi tarihini kendiniz giriniz.
Devir Fişi Seri No: Devrettiğiniz hareketleri yeni şirketinizde devir fişi olarak görebilirsiniz. Bu alana, devredilen hareketlerin yeni şirketteki devir fişinde hangi seri numarası ile yer alacağını girmelisiniz. Örneğin A, B gibi.
Devir Fişi Kalem Adedi: Devir işlemleri sonrasında yeni açtığınız şirkette bir devir fişi oluşacağını söylemiştik. Eğer stok hareketleriniz çok fazla ise, tüm hareketlerin aynı devir fişinde yer alması, sizin fişi incelemenizi zorlaştıracaktır. Bu durumda devir fişinde maksimum kaç kalem yer alacağını girebilirisiniz. Kalem adedi girilince, bir devir fişine girilen adet kadar hareket atanacak, kalan hareketler yeni bir devir fişine atılacaktır. Örneğin yıl sonunda ortalama 250 kalemin devri yapılacak. Bu 250 kalemi tek bir fişte incelemeniz oldukça zor. Bu yüzden bu alana -100- rakamını girdiniz. Bu durumda yeni şirkette sıra numaraları farklı 3 adet devir fişi yaratılacaktır.
Devir Fişi Seri No Devir Fişi Sıra No Kalem Adedi
A 1 100
A 2 100
A 3 50
Evet, bu alana da ilgili girişi yapıp tuşuna bastığınızda devir işlemi başlamış olacaktır. Devir işlemi her depo bazında ayrı ayrı yapılmaktadır. Yani 3 tane deponuz varsa önce 1. Depodaki kalemler, sonra da 2. ve 3. Depodaki kalemler devredilecektir. Depo isimlerini yeni şirketteki devir fişinde görebilirsiniz. Ayrıca bu ekranda da devri yapılan stokların depoları ve devredilen kayıt sayıları hızlı bir şekilde görüntülenecektir.
Eldeki Stokların Tarih ve Birim Fiyatları İle Devri
Devir programlarından ikincisi, stokları fifo'ya göre devretmektedir. Bu programla devir yapıldığında, stoklarınız en son alım tarihinden başa doğru taranacak (toplam stok miktarı bulunana dek) ve devir işlemleri de yeni şirketteki devir fişine bir kaç kalem halinde yazılacaktır. Örneğin STK0001 kodlu stokunuzdan elinizde 1000 adet mevcut. Bu 1000 adet stok;
01.06.2008'de 300 adet 20.-YTL
25.06.2008'de 500 adet 25.-YTL
18.10.2008'de 200 adet 30.-YTL
alımlarının toplamı. Bu programla devir yaptığınızda, en son alımdan (18.10.2008'deki) alımdan itibaren geriye doğru ve toplam stok miktarı bulunana dek bütün alımlar yeni seneye birim fiyatlarıyla birlikte devredecektir. Dolayısıyla yeni şirkette oluşturulacak devir fişinde, her alım ayrı ayrı (örneğimizi dikkate alırsak 3 kalem halinde) yer alacaktır.
Eldeki stokların tarih ve birim fiyatlarıyla nasıl devredildiğini açıklamaya çalıştık. Devir işlemi için girilmesi gerekli parametreler, standart stok devriyle aynıdır. Bu yüzden parametre girişlerini ayrıca açıklamıyoruz.
Banka-Kasa-Personel/Cari personel Bakiye Parametreleri
Banka, kasa ve personellerin kümülatif bakiyeleri ile yeni yıla devredildiği bölümdür. Bu ekrandan devir işleminin başlatılması için ekranın üst yarısından Kasa/banka/personel/cari personel bakiyelerini devret seçeneğinin seçili olması yeterlidir. Aşağıda açıkladığımız parametrelere girişler yapıldıktan sonra bilgiler yeni veri tabanına aktarılacaktır.
Banka-Kasa-Personel ve Cari personeller için Devir Fişi Serisi: Devrettiğiniz banka, kasa, personel ve caripersonel bakiyelerini yeni şirketinizde FİNANS Modülü/Evraklar/Açılış Fişi evrakından izlemeniz mümkündür. Banka-kasa ve personel için devir işlemi sonrasında oluşturulacak açılış fişlerinin seri numaralarını bu alanlara girmelisiniz. Örneğin bankalar için B, kasalar için K, personeller için P seri numaralarını girebilir veya hepsine aynı seri numarasını da verebilirsiniz.
Devir Fişi Tarihi: Bu alana günün tarihi otomatik olarak gelecektir. Sizden istenilen, devir işlemleri sonrasında oluşturulan devir fişinin tarihini girmenizdir. Eğer ekranda görüntülenen tarih uygun ise, bu alanı tuşuna basarak geçiniz. Değilse devir fişi tarihini kendiniz giriniz.
Devir Fişi Kalem Adedi: 2009 yılında yaratılacak açılış fişinin satır sayısıdır. İsteğe bağlı bir değer girilebilir.
Cari, kasa, banka, personel ve cari personel devir işlemleriniz, veri tabanında bulunan her bir firma bazında yapılacaktır. Örneğin; A carisinin, 3 farklı firmanız da ayrı ayrı bakiyesi var ise, 3 adet devir fişi oluşacaktır. Yani firmalar için ayrı ayrı devir fişleri oluşacaktır.
Muhasebenin Devri
Muhasebenin "dönemsellik" temel kavramının özel bir önemi vardır. Bu dönem çoğu durumda bir takvim yılı ile özdeştir. Ancak muhasebeci için bu dönem bazı durumlarda on yedi aylık bir zaman sürecini içerebilmektedir. Bu süreçte yer alan işlemleri aşağıdaki gibi üç ana başlıkta toplamak mümkündür.
Dönem Başındaki Durum: Dönem başında muhasebecinin yaptıkları iki grupta toplanmaktadır.
Hazırlık Faaliyetleri:
- Muhasebesi yapılacak işletme ile ilgili defterlerin tasdik edilmesi,
- Uygulanacak yöntem ve tekniklerin belirlenmesi,
- Maliyetlendirme döneminin ve yönteminin belirlenmesi,
- Alt hesap politikalarının belirlenmesi.
Uygulamalar:
- Açılış kaydının yapılması,
- Reeskontların iptal edilmesi,
- Sınıflandırma geri dönüş kayıtlarının yapılması.
Dönem İçindeki Durum:
Muhasebeci tarafından dönem içinde gerçekleştirilen faaliyetleri aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür.
Genel Olarak:
- Muhasebeye konu olayların yakalanması,
- Muhasebeye konu olayların sınıflandırılması,
- Muhasebeye konu olayların kaydedilmesi,
- Muhasebeye konu olayların zaman zaman özetlenmesi (Mizan),
- Devlete olan bildirimlerin yapılması ve gerekli yükümlüklerin yerine getirilmesi.
Özel Olarak:
Cari dönem sonuçlarının bilançoya aktarılabilmesi için önceki dönemin sonucunu yansıtan 59 nolu hesap grubunun uygun görülen bir zamanda boşaltılması ve cari dönem için hazır hale getirilmesi.
Dönem Sonundaki Durum:
Dönem sonu tüm işletmeler için oldukça önem taşır. Çünkü işletme ile ilgili olarak dış dünyaya açılacak bilgilerin derlenmesi dönem sonunda gerçekleştirilir. Özellikle bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin hakim olduğu ortamlarda işlemlerin gerçekleştirilme sırası oldukça önem kazanmaktadır. Bu sıra aşağıdaki biçimde gerçekleştirilirse daha az sorunla karşılaşıldığı konusunda yeterli tecrübeler söz konusudur.
1- Genel Geçici Mizanın Düzenlenmesi
Dönem sonu işlemlerine başlamadan önce yapılması gereken ilk iş, genel bir mizanın düzenlenmesidir. Bu mizandaki bilgilerin ayarlamaya tabi tutulması, o mizanın geçici olduğunu ortaya koymaktadır.
2- Envanter Süreci
Bu süreçte yer alan faaliyetler, genel geçici mizanda yer alan rakamların gelir tablosu ve bilanço ilkeleri doğrultusunda düzeltilmesi demektir. Bunun için tüm unsurlar sınıflandırma, değerleme ve tam açıklama kurallarına uyum sağlama açısından gözden geçirilirler.
3- Kapanış Süreci I
Kapanış sürecinin birinci aşamasında yansıtma hesapları maliyetleme yapmak amacıyla açılır ve 15 nolu hesap grubundan 62 nolu hesap grubuna gerekli aktarmalar yapılır.
4- Raporlama Süreci I
Raporlama sürecinin birinci aşamasında, yansıtma hesapları kapatılmadan, Şatışların Maliyeti Tablosu düzenlenmesi gerekir.
5- Kapanış Süreci II
Kapanış sürecinin ikinci aşamasında 7 no'lu hesap grubunda yer alan her türlü birikim ve yansıtma hesabı kapatılır.
6- Vergilendirme Süreci
Sadece Kurumlar Vergisi mükelleflerinde geçerli olmak üzere, dönemin kazançları vergilendirilir ve 691-370 no.lu hesaplara kaydedilir.
7- Raporlama Süreci II
Vergilendirme sürecinin arkasından Gelir Tablosu mutlaka düzenlenmelidir.
8- Kapanış Süreci III
Gelir Tablosu düzenlendikten sonra 600-689 arasında yer alan hesapların 690 no.lu hesap ile kapatılması sağlanır.
9- Raporlama Süreci III
Gelir ve gider hesaplarının 690 no.lu hesap ile kapatılmasının sağlanmasından hemen sonra Kar Dağıtım Tablosunun düzenlenmesi sağlanmalıdır.
10- Kapanış Süreci IV
Kapanış süreci aynı zamanda bilançoya geçiş sürecidir. Bunun için iki aşamalı bir süreç yaşanır. Bununla ilgili olarak önce, 690 ve 691 no.lu hesaplar 692 no.lu hesapla kapatılır,
Daha sonra 692 no.lu hesabın bakiyesi 59 no.lu hesap grubuna aktarılır. 692 no.lu hesabın borç ve alacak bakiyesine göre 591 veya 590 no.lu hesaplara aktarma yapılır.
11- Raporlama Süreci IV
Bu aşamada sırasıyla Bilanço, Fon Akım Tablosu, Nakit Akım Tablosu ve Öz kaynaklar Değişim Tablosu düzenlenmesi gerekir.
Son Görev
Muhasebe döneminin sonunda yapılması gereken; bilanço hesaplarının kapatılarak, bir sonraki döneme geçişin sağlanmasıdır. Muhasebe devrine başlamadan önce muhasebedeki hesaplara fiş girişleri bitmiş olmalı ve entegre edilmemiş evrak kalmamalıdır. Eski yıl için öncelikle muhasebede girilmiş tüm fişler kontrol edilmeli, bu işlem için Muhasebe-Raporlar-Fiş özet raporu "hepsi" seçeneği ile dökülmeli ve raporun T kolonunda ? işaretli fiş olup olmadığı incelenmelidir. ? işaretli fiş var ise, neden olduğu araştırılıp düzeltilmelidir.
Son durum mizanı alınarak kontrol edilmeli eğer mizanda bir tutarsızlık izleniyor ise kuruluş programından (Kur9000, Mikrokur, Mikkur) muhasebe fişleri tablosu için GÜNCELLEME çalıştırılmalıdır.
Bu işlemler kontrol edildikten sonra kapanış işlemine geçilebilir. Kapanıştan bir adım önce kuruluş programından (Kur9000, Mikrokur veya Mikkur) muhasebe fişleri numaralanmalıdır.
Numaralama;
Muhasebe fişleri iki ayrı numara ile takip edilmektedir. Bunlardan birincisi "fiş no", ikincisi ise "yevmiye no" dur. Fiş no, her yeni günde 1'den başlayarak otomatik olarak artmaktadır. Ertesi güne ait muhasebe fişleri girilirken bu numara yine 1'den başlayacaktır. Yevmiye numarası ise sene başında 1'den başlamakta ve sene sonuna kadar birer artarak devam etmektedir. Bu her iki numara da programınız tarafından otomatik olarak verilmektedir. Gün içinde bazı muhasebe fişlerinin iptal edilmesi veya yevmiye numarasının el ile girilmesinin gerektiği durumlarda, yevmiye numaraları normal sırasından şaşacaktır. Bu durumda ilgili numaraların yeniden sıralanması için bu programı kullanacaksınız.
Numaralama çalıştırılırken sistemde programı hiçbir kullanıcı çalıştırmamalıdır ve kullanıcılar sistemi terk etmiş olmalıdır.
Numaralamaya girdiğinizde;
Evet Onaylıyorum Hayır Onaylamıyorum
şeklinde 2 buton ile karşılaşacaksınız. Numaralama işlemini başlatmak için "evet onaylıyorum" butonunu kliklemelisiniz.
Kapanış Fişi ve Açılış Fişlerinin Oluşturulması;
Numaralama işleminden sonra eski yıl kapanışı ve yeni yıl açılışı yapılabilir, resmi defterler dökülebilir. Öncelikle kapanış fişi oluşturulur. Bu işlem için muhasebe fişlerinde fiş tipi kapanış" olarak seçilir ve CTRL ve O tuşlarına birlikte basılarak, son mizandan kapanış fişi oluşturulur.
Kapanış fişi kayıt edildikten sonra program sistem içinde açılış fişi için bir dosya oluşturacaktır. Bu dosya 9000/Firma dizini içinde yıl klasörünün olduğu yerde yaratılır.
Bu dosya yeni yıl şirketine girilip, muhasebe fişi programının çalıştırılması ve fiş tipi olarak "açılış" seçilip, CTRL-F tuşlarına basılması ile okutulur.
CTRL+F tuşları ile okunan bu fiş kayıt edildiğinde, muhasebede açılış işlemi gerçekleştirilmiş olacaktır.
